L’importanza della Job Description

La Job Description

È sicuramente un elemento fondamentale per la gestione delle risorse umane, se pur spesso molto sottovalutata.

Infatti la Job Description è una sorta di mansionario, una descrizione dettagliata di quelle che sono le caratteristiche comportamentali e tecniche legate ad un ruolo preciso, internamente alla nostra azienda.

Si tratta quindi di quel confine che delimita l’area di azione di ogni risorsa, all’interno di quella posizione ricoperta, quelle che sono le sue responsabilità, le attività da svolgere, i cosiddetti “diritti e doveri”.

La Job Description viene utilizzata per molteplici scopi:

1. A livello organizzativo, come abbiamo appena visto, per informare ciascuna risorsa di quelli che devono essere i suoi adempimenti, qual è lo scopo della sua attività e quindi contributo per il business aziendale.
2. Per programmare attività di formazione mirate, utilizzando anche la JD come mezzo per la valutazione delle competenze e predisporre piani di carriera.
3. Per supportare il processo di ricerca e selezione relativi a quella posizione. Infatti tanto più un recruiter avrà le informazioni necessarie e sufficienti su un ruolo, tanto più sarà in grado di trovare un profilo che sia allineato, senza considerare che può essere visto anche come strumento di “scrematura” iniziale, con cui restringere il campo di ricerca. La Job Description funziona quando riesce a rispondere alla domanda “cosa deve avere quella persona per ricoprire questo ruolo?”.

Quali sono gli attori coinvolti nella JD?

Per quanto possa essere una persona preparata e conosca molto bene la propria azienda, nessun Human Resource Manager o Director è in grado di dire esattamente cosa fa una persona nel suo ruolo. Immaginatevi se debba scrivere una Job Description di un addetto al laboratorio chimico, elencando tutti i termini scientifici degli strumenti e tecniche utilizzate; soltanto con una laurea in chimica o biologia potrebbe farlo! Per un lavoro efficace, è importante che ci sia stretta collaborazione e continua comunicazione tra HR e Responsabile di quella funzione: solo attraverso questo processo di coesione e scambio reciproco di informazioni, chiamato Job Analysis, il documento sarà completo a 360°.

Quali sono le componenti fondamentali per una JD?

Le componenti che non possono assolutamente mancare in una Job Description sono:

• Titolo della JD, che deve essere chiaro, specifico e deve essere coerente con il sistema di identificazione posizione adottato all’interno dell’azienda.
• Scopo della Funzione, quello che è l’obiettivo da raggiungere e quindi prodotto / servizio che deriva dallo svolgimento delle sue attività.
• Responsabilità, ovvero quell’insieme di azioni e comportamenti in cui la persona si impegna, dal momento che comincia il rapporto lavorativo.
• Attività svolte, quindi l’insieme di tutte quelle azioni e mansioni da eseguire e portare a compimento, al fine di realizzare lo scopo di funzione e necessarie per ricoprire quel ruolo.
• Competenze, insieme di quelle caratteristiche tecniche senza cui le attività non potrebbero essere svolte.
• Attitudine caratteriale, o meglio definita come l’insieme dei comportamenti e atteggiamenti che ci attendiamo da quel ruolo, secondo quelli che sono i valori aziendali, morali ed etici necessari per lo svolgimento dello stesso.

Per una efficace selezione del personale, risulta molto utile arricchire la Job Description anche con:

• Posizione gerarchica, specificando il collocamento all’interno dell’organigramma.
• Inquadramento contrattuale, quindi tipo di contratto, durata, livello e retribuzione.

                                                                                                              Articolo a cura di Maria D’Auria