Il budget del personale

Parliamo delle componenti di costo, gli elementi di variazione del costo del personale, la formulazione del budget.

Il costo del personale rappresenta per l’azienda una delle voci di spesa tra le più significative e talvolta la più significativa per questo motivo la sua elaborazione attenta e completa risulta essere per le aziende un elemento distintivo nella gestione economica e strategica.

L’azienda dovrà quindi effettuare un’attenta analisi degli elementi che compongono il costo del lavoro in funzione degli obiettivi, delle esigenze e delle strategie aziendali.

Per preparare un piano di budget attendibile occorre prima di tutto fissare il corretto organico aziendale tenendo conto delle opportunità offerte  dall’attuale legislazione in materia di flessibilità del lavoro e assunzioni incentivate, definire le politiche retributive, programmare la formazione, esaminare tutti gi elementi di costo che possono derivare dall’applicazione della contrattazione collettiva, dalle disposizioni legislative in essere e da quelle in divenire e dagli orientamenti giurisprudenziali.

L’AIDP (Associazione Italiana Direttori del Personale) riguardo al budget ha affermato:  “il budget deve essere visto non come un “male necessario”  o esercizio di burocrazia o un esempio dei casi in cui la funzione del personale è un mero tramite fra l’operatività e gli enti amministrativi aziendali, ma come un’occasione per incidere sulle strategie di sviluppo di una azienda ( crescita selettiva delle competenze, allocazione corretta delle politiche di sviluppo, gestione e monitoraggio delle politiche retributive, gestione degli obiettivi collettivi e individuali, gestione dei benefits, ecc)”.

Le aziende hanno obiettivi di tre tipi: di crescita, di stabilità o di contenimento o riduzione. Una volta stabilita la direzione diventa necessario comprendere quali sono i mezzi necessari per raggiungere l’obiettivo, quante risorse sono necessarie e infine stilare un budget di costo.

Il costo del lavoro è formato dalla retribuzione sia essa fissa, variabile o differita, dalle somme di fine lavoro e dagli oneri contributivi e tributari siano essi obbligatori o facoltativi.

GLI ELEMENTI RETRIBUTIVI LEGATI ALLA PRESTAZIONE LAVORATIVA

FISSI: paga base o minimo contributivo, contingenza, scatti di anzianità, EDR, indennità territoriale o di settore, premio di produzione fisso, superminimo e simili; ossia tutto ciò che la contrattazione collettiva o individuale riconosce in modo fisso per la normale prestazione lavorativa. Questi elementi sono corrisposti in ogni periodo di paga e utilizzati per retribuire anche le assenze protette. L’insieme di queste voci è comunemente chiamato “lordo in busta” ed è quello che viene comunicato al lavoratore in fase di lettera di assunzione.

VARIABILI: maggiorazioni per lavoro supplementare o straordinario, maggiorazioni per prestazioni in presenza di disagi, trasferta, indennità di cassa, mance, erogazioni legate alla qualità, produttività e competitività, premi di risultato.

DIFFERITI: tredicesima o gratifica natalizia, altre mensilità aggiuntive, altre gratifiche, premi di fedeltà, ferie permessi ed ex-festività. Questi elementi maturano in funzione della prestazione lavorativa e durante le assenze protette e vengono corrisposte in determinati periodi dell’anno o alla cessazione dei rapporti di lavoro.

DI FINE LAVORO: trattamento di fine rapporto, incentivi all’esodo, integrazioni al TFR, indennità sostitutiva del preavviso, patto di non concorrenza, altre indennità

ACCESORI: trasferte e rimborsi spese

BENEFITS: alloggio, auto, circoli sportivi o ricreativi, telefono, pc , beni e/o servizi dell’azienda, azioni/titoli, viaggi, previdenze e assistenze integrative, prestiti agevolati,  etc.. questi elementi della retribuzione sono chiamati elementi in natura non compaiono direttamente nel costo del personale ma vengono considerati ai fini del calcolo dei contributi INPS e nell’analisi di costo del personale.

Questi sono tutti gli elementi che costituiscono la base di calcolo per il costo del personale e che vengono definiti Retribuzione lorda complessiva.

A questi elementi occorre aggiungere:

ONERI CONTRIBUTIVI: previdenziali, assistenziali, assicurativi di solidarietà e associativi.

ONERI DI GESTIONE: formazione obbligatoria e facoltativa, sicurezza sul lavoro, mensa, pulizie, contributi per attività ricreative.

ONERI FISCALI: incidenza IRAP sul costo del lavoro e mancata deducibilità di alcuni costi del personale sul reddito di impresa.

LE FASI DEL BUDGET

A questo punto abbiamo tutti i dati necessari per iniziare la creazione del budget del personale, facendo bene attenzione a non trascurare gli elementi di costo o di risparmio che possiamo classificare in 3 macro-divisioni:

1. Derivanti da scelte aziendali;
2. Derivanti dall’applicazione della contrattazione collettiva (nazionale, aziendale o territoriale);
3. Derivanti da obblighi legislativi.

L’ottimizzazione del costo del personale avviene attraverso le seguenti leve:

• Conoscenza della legislazione del lavoro
• Conoscenza delle disposizioni contrattuali
• Conoscenza delle tecniche di negoziazione/selezione
• Costruzione di adeguate politiche retributive
• Conoscenza del mercato
• Definizione dell’organico in funzione degli obiettivi aziendali
• Conoscenza delle diverse tipologie contrattuali applicabili
• Conoscenza delle incentivazioni statali per l’occupazione
• Conoscenza delle diverse forme di gestione degli esuberi
• Costruzione di un corretto budget del personale e analisi dei suoi elativi scostamenti

Il budget viene normalmente predisposto alcuni mesi prima dell’inizio del periodo di riferimento la sua pianificazione può essere suddivisa in fasi:

• Analisi del consuntivo/i conosciuto/i
• Analisi degli obiettivi aziendali
• Rivisitazione delle politiche retributive e/o dei fringe benefits
• Analisi dell’assenteismo
• Analisi degli elementi necessari per ottimizzare il costo del personale
• Colloqui con la direzione aziendale e con le altre direzioni
• Verifiche sulle eventuali modifiche dei regolamenti interni
• Analisi delle eventuali obbligazioni derivanti dal contratto

Recuperati gli elementi necessari si procede alla elaborazione dei costi. La ripartizione e suddivisione dei costi è legata alle strategie aziendali; si possono dividere per aree di produttività, aree di business, centri di costo o semplicemente in modo funzionale: direzione, reparto. Di norma vengono analizzati come budget separato, i costi aggiuntivi di carattere generale.